Sven, verbeteraar van processen bij KLM

"Het gaafste is dat ik processen opgezet heb die wereldwijd uitgerold worden."

Sven (24) is werkzaam bij KLM. Hij is daar in 2017 terechtgekomen als stagiair en werkt nu op de debiteurenafdeling. Eerst was zijn kantoor gevestigd vlakbij Schiphol Plaza, nu ziet hij dagelijks privéjets binnenkomen op Schiphol-Oost. Dat hij een gave werkplek heeft geloven we allemaal. Maar wat doet Sven nou precies bij KLM? Hij deelt zijn verhaal met ons.
“In 2017 ben ik voor mijn studie terechtgekomen bij KLM. Ik ben toen begonnen als stagiair op de Quality & Reporting afdeling van Airfrance-KLM Cargo. Mijn taak was om rapportages te maken. Uiteindelijk kreeg ik ook de ruimte om de rapportage te optimaliseren. Het was een fantastisch half jaar.

Toen ik de kans kreeg om ook mijn afstudeeronderzoek bij KLM te doen en dus mijn scriptie te schrijven twijfelde ik geen moment. Ik heb onderzocht hoe we de kwaliteit van het facturatieproces konden verbeteren. En met succes! Naast de enorm goede feedback en de erg goede begeleiding van KLM werd mijn scriptie ook beloond met de 2e plek van de Saxion Afstudeerprijs. Na mijn studie kon ik nog een periode blijven werken bij KLM. Hierna heb ik vijf maanden gereisd en een premaster gedaan. Ik ben toen begonnen met mijn Master Finance aan de Universiteit van Tilburg en heb die periode parttime voor KLM gewerkt. Inmiddels heb ik mijn diploma behaald en werk ik, sinds kort, fulltime.”

Vertel eens wat meer over de functie die je doet

Ik ben aangenomen als debiteurenmedewerker. Veel starters wijzen deze rol af omdat ze het ervaren als een te operationele rol. Voor mij was het juist een kans om de beginselen te leren kennen en heb daarom deze functie aangenomen. Na een korte periode kreeg ik de kans om minder debiteurenbeheer te doen en meer de focus te leggen op de proceskant. Ik werd echt de organisatie ingestuurd om als sparringpartner processen te leren kennen, te doorgronden en te verbeteren.

Wat moet je kunnen?

Het is natuurlijk belangrijk dat je kennis hebt van boekhouding en daarmee de financiële processen snel leert kennen. Toch zit de kracht in het procesmatige kunnen denken. De juiste verbanden kunnen zien, conclusies kunnen trekken en hierop anticiperen: dat maakt deze functie een succes. Het helpt dan al enorm als je logisch kan denken of processen net even anders bekijkt dan de rest.

Daarnaast doe je veel mensenkennis op tijdens je dagelijkse werkzaamheden. In het begin was het even wennen, maar ik leer steeds beter gesprekken te doorzien. Het is belangrijk om proactief en open een proces in te gaan. Dagelijks schakel ik met contacten uit andere landen. Iedereen vraagt om een eigen manier van communicatie. Het is belangrijk dat je tussen de regels door luistert. Want vaak is dat wat men zegt, niet dat wat ze bedoelen. Ik spreek bijvoorbeeld regelmatig met contactpersonen uit Kenia. Zij hebben een heel eigen werkwijze, waarvan zij overtuigd zijn dat het goed is. Wij constateerden dat zij zeker nog wat verbeterslagen konden maken. Hierover ga je dan het gesprek aan. Er is geen goed of fout, maar we gaan op zoek naar een werkwijze die voor beide partijen werkt en maken goede afspraken. Het is dan ook enorm belangrijk om jezelf neutraal op te stellen.

Je geeft aan dat je processen verbetert, kan je daar iets meer over vertellen?

We hebben ons tijdens een procesverbetering gefocust op de ‘upfront payment klanten’. Upfront payment klanten zijn klanten die met hun pakketje bij ons lokale kantoor aankomen, zonder dat ze in staat zijn om een bankgarantie af te geven (wat een voorwaarde is voor een krediettermijn). We constateerden dat de facturen in een heel aantal cases niet gelijk was aan het bedrag wat vooraf betaald werd, daarom hebben we een proces gedefinieerd. Dit proces is samen met verschillende afdelingen opgepakt, waarbij ik in de lead was. Nu werken we volgens een vast protocol. Door alle processen gelijk te trekken en transparant te maken krijg je een betrouwbare administratieve stroom. Uitzonderingen zijn er natuurlijk altijd, maar die zijn dan makkelijker op te pakken. We willen dit uiteindelijk voor alle afdelingen doorvoeren. Op dit moment ben ik bezig met het beschrijven en vastleggen van het huidige proces voor de divisie Engineering & Maintenance. Als dat inzichtelijk is, kan het geoptimaliseerd worden.

Waar ben je het meest trots op?

Het gaafste is dat ik processen opgezet heb die wereldwijd uitgerold worden. Dat betekent dat je, ondanks dat KLM een erg grote organisatie is, impact kan maken met je werk. Zo voel het oprecht. Dit had ik ook niet gekund als ik geen vrijheid had gekregen van mijn manager. Deze vrijheid vraagt natuurlijk ook om het nemen van verantwoordelijkheid. Dat is vanzelfsprekend. Toch voelt het nooit alsof ik een proces alleen moet doen, er is altijd iemand om op terug te vallen.

Wat wil je nog leren?

Ik zou graag willen groeien in mijn manier van communiceren op managementniveau. Dit is namelijk een vak apart, maar wel heel waardevol wanneer je binnen een grote organisatie werkt. Daarnaast wil ik graag doorleren. Ik twijfel nog over de richting die ik moet kiezen. Kies ik voor een Business Analisten functie, dan zou ik meer neigen naar een MBA Big data & Business Analytics. Ga ik voor een Business Control functie, dan zou ik graag een Registercontroller opleiding willen volgen. Hier ga ik de komende tijd goed over nadenken. Wie weet wat er nog op mijn pad komt bij KLM.

Andere testimonials