Shared service centers: Leren hoe finance in de hele onderneming écht werkt

In jouw eerste stap van je loopbaan werken bij een shared service center. Dat is niet de plek waar je meteen aan denkt wanneer je net uit de schoolbanken komt. Echter is het allang verleden tijd dat een shared service center alleen maar gedreven werd door SLA’S, KPI’s en kostenreductie. Een shared service center heeft namelijk veel meer te bieden aan young professionals. Carina van Reeven werkt sinds 2002 samen met CFO’s om hun Financial shared service center te veranderen in een toonaangevend shared service center, dat een kenniscentrum voor de onderneming is. In deze opdrachten werkt ze samen met jong talent van Career Control. Wat is haar visie op een shared service center? En hoe kijkt zij aan tegen talentontwikkeling binnen deze shared service centers? Ze neemt ons mee.

De financieel directeuren waar Carina mee werkt hebben een probleem. Eén financieel directeur noemde zijn SSC vorige week letterlijk een ‘hoofdpijndossier’. Ze hebben een shared service center van 1,5 jaar tot 10 jaar oud en vaak werkt deze nog niet zo efficiënt als ze bij de start hadden begroot. In de praktijk ziet zij dat een service center de helft tot driekwart goedkoper kan. Hoe? Carina deelt haar visie. ‘’Eigenlijk door drie belangrijke elementen. Door schaalvergroting; de administratie onder één verantwoordelijke uitvoeren in plaats van op allerlei plekken verspreid binnen de onderneming. Daardoor kan je het met 20% minder menselijke capaciteit. Vervolgens speelt standaardiseren van je werkwijze ook een grote rol, dit is maar liefst goed voor een besparing van 15%. Tot slot is automatiseren een belangrijke pijler. Automatiseren in combinatie met self-service oplossingen waarmee je ook 40% bespaart.’’

Wat zijn de uitdagingen van een financieel directeur met een shared service center?

De financieel directeuren waar Carina mee werkt hebben een probleem. Eén financieel directeur noemde zijn SSC vorige week letterlijk een ‘hoofdpijndossier’. Ze hebben een shared service center van 1,5 jaar tot 10 jaar oud en vaak werkt deze nog niet zo efficiënt als ze bij de start hadden begroot. In de praktijk ziet zij dat een service center de helft tot driekwart goedkoper kan. Hoe? Carina deelt haar visie. ‘’Eigenlijk door drie belangrijke elementen. Door schaalvergroting; de administratie onder één verantwoordelijke uitvoeren in plaats van op allerlei plekken verspreid binnen de onderneming. Daardoor kan je het met 20% minder menselijke capaciteit. Vervolgens speelt standaardiseren van je werkwijze ook een grote rol, dit is maar liefst goed voor een besparing van 15%. Tot slot is automatiseren een belangrijke pijler. Automatiseren in combinatie met self-service oplossingen waarmee je ook 40% bespaart.’’

Hoe ziet een shared service center er over 10 jaar uit?

In haar rol ziet Carina dus enorm veel shared service centers. Op de vraag wat zij verwacht voor de komende 5 tot 10 jaar als het gaat om de ontwikkeling van shared service centers, heeft Carina een duidelijk antwoord.

‘’Er zijn eigenlijk 4 strategische fasen van shared service centers. Er zijn nog steeds wereldwijd zo een 20% ondernemingen die überhaupt geen shared service center hebben. Die hebben hun ondersteunende diensten lokaal of in een werkmaatschappij georganiseerd. Dan is er 60% die EEN shared service center hebben. En dan is er 15% die een shared service center heeft dat echt al een volgende stap gemaakt heeft. Waar de interne klant heel tevreden is en meetbare resultaten heeft (een hogere kwaliteit en lagere kosten). En dan zijn er een paar ondernemingen (5%) met toonaangevende shared service centers. Deze service centers zijn een kenniscentrum. Die hebben zich intern zo bewezen dat de interne klant hun vraagt om mee te denken over problemen voor de externe klant.’’

Concept shared service center

Wereldwijd bestaat het concept shared service center nu 40 jaar, in Nederland 20 jaar. Intussen lijkt het of iedereen een shared service center heeft. Heel veel ondernemingen hebben dit wel, maar zeker nog niet iedereen. ‘’Als je goed kijkt naar de percentages, zie je dat die 60% eigenlijk nog niet weet hoe ze er een goedlopend onderdeel van moeten maken (inclusief medewerkers) waar iedereen enthousiast over is. Toen ik 10 jaar geleden voor mezelf begon, dacht ik dat ik binnen 5 jaar geen werk meer zou hebben. Maar niets is minder waar, er is nog altijd werk aan de winkel. Vanuit deze overtuiging help ik met veel plezier al meer dan 20 jaar ondernemingen met het optimaliseren of opzetten van een shared service center. Waarin ook verandermanagement een zeer belangrijk onderdeel is.’’

Talentontwikkeling binnen shared service centers

Maar hoe gaan ondernemingen nu met talentontwikkeling om binnen shared service centers? ‘’Ik ken een aantal van die toonaangevende shared service centers die echt heel goed snappen dat het binnenhalen van talent één ding is, maar ze ook goed kunnen behouden en ontwikkelen een tweede. Alle andere (95%) worstelen hier mee. Bij hbo’ers, mbo’ers en schoolverlaters heerst er een ongunstig beeld van shared service centers. En dat is zonde. Het is namelijk een fantastisch startpunt van je carrière wanneer je net uit de schoolbanken komt. Dat heeft heel erg met de ontwikkeling van shared service centers te maken.’’

Dit beeld van SSC’s wordt bepaald door de 60% ondernemingen die moeite heeft het SSC succesvol te maken (of: in fase 2 is of blijft hangen). Wat jonge mensen (of: jong talent) die met Carina werken zo interessant vinden, is dat ze ervaren hoeveel inzichten zij krijgen in financiële processen en de manier waarop deze geautomatiseerd worden. ‘’Hoe finance in de hele onderneming écht werkt. Dat leer je in een shared service center. Maar wanneer je betrokken bent bij een verandertraject leer je natuurlijk helemaal veel. Over stakeholders en verandermanagement. Een service center dat echt een kenniscentrum wordt, is inhoudelijk heel interessant om bij te werken. De dynamieken en inzichten die je organisatie breed krijgt zijn heel gaaf. Vaak zijn deze ondernemingen ook wat groter en kan je je persoonlijk mooi ontwikkelen.’’

Kwaliteit is key

Carina ziet echt een beweging ontstaan als het gaat om enkel alleen het sturen op doorlooptijden en kosten. ‘’Uiteraard is en blijft dit belangrijk, maar voor de toonaangevende SSC’s is de kwaliteit van het resultaat nog belangrijker. Dat maakt dat het werken bij een shared service center heel interessant is. Daarnaast is het gespecialiseerder dan een rol waarin je een ‘manusje van alles’ bent en de financiële administratie doet. Iemand die onderdeel is van een crediteurenteam leert die processen van het begin tot het eind voor alle werkmaatschappijen heel goed kennen. Van inkoop tot levering en betaling. Door de specialisatie per proces (maar soms zelfs daarbinnen nog) word je echt een specialist en ook door automatisering word je een procesanalist die uitval oplost en structureel verbetert. Dat maakt dat je ook de kennis en ervaring hebt om te optimaliseren, zo voer je niet alleen uit, maar verbeter je ook. Een laatste tip van Carina: ‘’Je moet natuurlijk wel kritisch zijn waar je aan het werk gaat, kies een SSC dat ontwikkelt naar een kenniscentrum, maar dat het enorm uitdagend gaat zijn, is een feit.’’
Over Carina van Reeven:
Sinds 2002 is Carina Shared Service Center (SSC) specialist. Zij helpt financieel directeuren om van hun shared service center een toonaangevend SSC te maken. Daarnaast schreef ze het boek “Het succes van shared service? Jij!” en is een regelmatig gevraagd spreker voor groepen financieel directeuren en jong professionals. Carina is getrouwd met Peter en ze trekken er met hun camperbusje regelmatig op uit.

Relevante berichten

Het belang van Bias-free selecteren

Elke organisatie streeft er natuurlijk naar om getalenteerde mensen aan te nemen. Tijdens het selectieproces zou iedereen dezelfde kansen moeten krijgen op basis van vaardigheden, kennis en persoonlijkheid. Ondanks de goede intenties van recruiters of HR-professionals zijn er tijdens het recuitmentproces valkuilen om de juiste match mis te lopen. Eén van die valkuilen is onbedoelde vooroordelen. Met een paar adviezen geeft Marian inzicht in hoe je je selectiebeslissing sterk kan verbeteren.

Lees meer »

Investeren in talentontwikkeling

Johan van Tiel vertelt alles over hoe je in tijden van schaarste toch (potentiële) professionals aan je kunt binden; door het bewust inzetten van hun aangeboren talent. Als je goed weet waar je talenten liggen – en ook waar niet – maak je veel bewustere keuzes in je carrière.

Lees meer »

Blockchain en de kansen voor Financials

Meld je aan voor onze blockchain webinar waarbij je geïnspireerd wordt door jouw eigen organisatie. Je krijgt concrete handvatten mee waarin je kunt bepalen of jouw organisatie wel of niet verder wat moet gaan doen met Blockchain. ’We gaan het niet hebben over Crypto of DeFi maar wel bespreken we operationele oplossingen die quick wins kunnen opleveren.

Lees meer »