Om succesvol te kunnen zijn in dergelijke positie is de wijze van benadering belangrijk. Een Medewerker Collections communiceert klantvriendelijk, overtuigend, heeft begrip voor een situatie, zonder het incassodoel uit het oog te verliezen of in een emotie mee te gaan. Mogelijk bestaat er enige vrijheid voor de Medewerker Collections om de hoogte van de betaalafspraak en/of een aantal deelbetalingen binnen een bepaalde termijn te voldoen. Echter, vanuit de organisatie is er wel een kader/maximale limiet gesteld, waarin dit dient te gebeuren. Om tot dergelijk afwijkende betaalmogelijkheden te komen, maakt de medewerker meestal een verhaalbaarheidsafweging gebaseerd op de van de debiteur verkregen informatie/financieel maatschappelijke situatie.

Welke taken heeft een medewerker Collections zoal:

• Zorg dragen voor het incasseren van openstaande vorderingen door middel van (voornamelijk) telefonisch – en schriftelijk contact met particuliere – (B2C) of zakelijke (B2B) klanten

• Vastleggen van de gemaakte (betaal)afspraken in het daarvoor bestemde logsysteem

• Agenderen van de afspraken en (geautomatiseerd) monitoren, waarna eventueel een vervolgactie dient te worden verricht zoals opnieuw contact leggen met de debiteuren en / of overdracht ter incasso

Het telefonisch contact met de debiteur betreft uitgaande gesprekken, maar is meestal eveneens afhandelen van inkomende gesprekken. De kwaliteit van de geleverde prestatie van de Medewerker Collections wordt vaak gemeten aan de hand van het aantal verrichte telefoongesprekken, logs, ontvangen gelden t.o.v. het openstaande saldo, ontvangen saldo t.o.v. de gedane toezegging. Een Medewerker Collections rapporteert doorgaans aan een Senior, Teamleider of Afdelingsmanager.